Cách Quản Lý Công Nợ Hiệu Quả

03/10/2019 Mr.Tứ 170

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG NỢ HIỂU QUẢ NHẤT BẠN CÓ THỂ ÁP DỤNG NGAY

 

Bất cứ trong một doanh nghiệp lớn hay nhỏ vấn đề quản lý công nợ là điều hết sức quan trọng, doanh nghiệp với quy mô tập khách hàng đối tác lớn,vừa,nhỏ đôi khi làm ăn hợp tác về lâu dài tất nhiên vấn đề công nợ dĩ nhiên sẽ có trong bất kì doanh nghiệp. Thế nhưng, nhiều chủ doanh nghiệp, chủ shop chưa thực sự nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý công nợ. Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp dần bị áp lực về dòng tiền và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến thành quả kinh doanh.

 

Vậy nên, các chủ doanh nghiệp cần có những biện pháp hữu hiệu để quản lý công nợ chính xác. Trong bài viết dưới đây, CÔNG TY VẠN TỨ đơn vị phân phối vật tư điện nước vẫn đang áp dụng quy trình công nợ theo như chia sẻ cho các bạn bên dưới bài viết những bí quyết giúp quản lý công nợ trong doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ đó giúp công ty có thể thu hồi nhanh nhất các khoản nợ của khách hàng. Đồng thời giảm thời gian và lượng tiền bị chiếm dụng.

 

 

Làm sao để quản lý công nợ thu chi hiệu quả, chính xác

 

Bạn nên biết quản lý công nợ là gì?

 

Là quá trình ghi nhận, theo dõi các khoản phải thu của khách hàng khi chúng ta bán dịch vụ hàng hóa hoặc các khoản phải trả nhà cung cấp phát sinh khi chúng ta mua hàng hóa, dịch vụ từ một công ty hay cá nhân khác để doanh nghiệp kiểm soát được tình hình tài chính tốt hơn.

Phân loại công nợ

 

 

Doanh nghiệp cần nắm rõ kiến thức về các loại công nợ để dễ dàng theo dõi, quản lý

 

Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau

 

  • Các khoản phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng là các khoản tiền mà doanh nghiệp đã bán sản phẩm hàng hóa, cung cấp lao vụ, dịch vụ cho khách hàng nhưng chưa thu được tiền.
  • Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Đây là các khoản tiền liên quan đến vật tư, thiết bị, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ…phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp đã mua từ người bán nhưng chưa thanh toán.

Các khoản phải thu, phải trả khác

 

  • Các khoản phải thu khác: thu nội bộ, tạm ứng, ký cược, ký quỹ như: giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể gây ra hư hỏng…đã được xử lý bồi thường.
  • Các khoản phải trả khác: phải trả công nhân viên, phải nộp Nhà nước, các khoản vay nợ, nhận ký cược, ký quỹ, phải trả nội bộ như: giá trị tài sản thừa chưa hoặc đã xác định được nguyên nhân… Các khoản tạm ứng: Là một khoản tiền hoặc vật tư giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện công việc đã được phê duyệt.
  •  

Cách quản lý công nợ hiệu quả

 

 

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh

 

Lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc phần mềm kế toán. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng trả lại, tỷ giá… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào file theo dõi công nợ, theo dõi một cách liên tục và thường xuyên.

 

2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên

 

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…

 

3. Gửi hóa đơn, các chứng từ đến khách hàng nhanh chóng

 

Gửi hóa đơn cho khách hàng là việc quan trọng nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng chú tâm tới việc nay. Kế toán công nợ phải theo dõi chặt chẽ đường đi của hóa đơn xuất bán để đảm bảo khách hàng nhận được hoá đơn đúng thời gian. Tránh sai sót, thất lạc, chậm trễ.

Trước và sau khi gửi hóa đơn, kế toán công nợ nên chủ động gọi điện thoại, hoặc thông báo bằng fax, email (bản scan) cho người có trách nhiệm về hóa đơn được gửi để xác nhận hoá đơn được đưa đến phòng kế toán của khách hàng. Làm như vậy để tránh được tình trạng thất lạc hóa đơn, gửi hóa đơn chậm ảnh hưởng đến thời gian thanh toán.

Mẹo nhỏ cho các doanh nghiệp, khi gửi hóa đơn đến khách hàng thì nên đi kèm cùng những câu nhắc nhở hay những câu lệnh mang tính cấp bách để khách hàng thấy được sự quan trọng của việc trả tiền đúng hạn. Ví dụ: thay vì nói “Quý khách hàng có thể thực hiện chi trả trong vòng 30 ngày” thì nên nói là “hạn chót để Quý khách hàng thực hiện chi trả là ngày 30/10”.

 

4. Gọi điện thoại nhắc nợ

 

Kế toán nên nhắc về thời hạn cũng như khoản nợ khách hàng phải thanh toán trước 5-10 ngày bằng email hoặc điện thoại. Và cần có một kịch bản gọi điện để tiếp cận khách hàng nhẹ nhàng, thoải mái. Lưu ý nên tránh gọi điện cho khách hàng vào những ngày đầu năm, đầu tháng, đầu tuần vì xử lý không khéo dễ gây căng thẳng, khó chịu cho phía khách hàng.

Hạn chế gọi điện thoại nhắc nợ đầu giờ, nhưng cũng không nên gọi cho khách hàng cuối giờ làm việc vì lúc đó tâm trạng mệt mỏi, họ sẽ trả lời cho có, hoặc có thể họ trút cả sự bực dọc lên bạn. Kinh nghiệm cho thấy, gọi điện thoại nhắc nợ khách hàng hiệu quả: sáng từ 10 giờ đến 11 giờ; chiều từ 2 giờ đến 4 giờ.

 

5. Duy trì nhật ký thu nợ

 

Với mỗi khoản nợ quá hạn, bộ phận kế toán phải lưu nhật ký khi theo dõi cuộc gọi hoặc email đã được gửi đi, cùng với một hồ sơ về phản ứng của khách hàng để theo dõi các cuộc gọi. Những vướng mắc trong quá trình thu nợ như thiếu hàng, thiếu chứng từ, khách hàng phàn nàn về hàng hóa, khách hàng hứa trả tiền vào ngày… cần được ghi chú lại và phản ánh với bộ phận liên quan để xử lý kịp thời.

 

6. Kế toán công nợ cần có nghiệp vụ chuyên môn tốt

 

Đối với kế toán công nợ, cần phải có nghiệp vụ tốt như luôn ghi chép hoặc nhập liệu đầy đủ, chính xác thông tin. Phản ánh kịp thời, rõ ràng về từng đối tượng khách hàng, các khoản phải thu và khoản phải thanh toán. Theo dõi thường xuyên và có biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khi cần thiết, tránh để xảy ra tình trạng bị chiếm dụng vốn hay nợ quá lâu. Cuối tháng nên kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu và lập biên bản đối chiếu công nợ.

Đồng thời, yêu cầu khách hàng ký thoả thuận, quy định việc thanh toán bắt buộc phải thực hiện đúng hạn, đồng thời quy định rõ mức phạt phải chịu nếu thanh toán chậm. Lưu trữ dưới dạng tài liệu mọi giao dịch, liên hệ với khách hàng như: email, thư, cuộc gọi,… đòi nợ, đề phòng nếu cần sử dụng cho việc tranh tụng sau này.

 

7. Duy trì tốt các mối quan hệ

 

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với phòng ban khác trong nội bộ doanh nghiệp (như phòng kinh doanh). Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của công ty có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan… để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa bộ phận kế toán công nợ và kinh doanh là cần thiết. Bởi bất cứ đơn hàng nào được bán ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu. Các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

 

8. Sử dụng Phần mềm bán hàng có chức năng Quản lý công nợ

 

 

  • Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp.
  • Phần mềm quản lý sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu.
  • Dựa trên các báo cáo từ phần mềm để xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ.
  • Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…

 

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa tìm được giải pháp quản lý công nợ hợp lý hãy tham khảo Phần mềm quản lý bán hàng CÔNG TY VẠN TỨ đang sử dụng sẽ giúp việc quản lý công nợ trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý công nợ một cách tối ưu khoa học và hiệu quả.

 

CÔNG TY TNHH TM DV KỸ THUẬT VẠN TỨ

Văn phòng : 341/22/3 Nguyễn Văn Khối Phường 8 Gò Vấp TPHCM

MST : 0315828982

Email : diennuocvantu@gmail.com

Website : https://diennuocvantu.com

Bán hàng zalo : 0789 767 276 

Hotline : 032 887 3595 Mr Tứ

Mục lục [Ẩn]

Bài viết liên quan

Thủ Tục Mở Cửa Hàng Điện Nước

icon date 25 tháng 10,2019

Kinh doanh bất cứ lĩnh vực nào đều có các thủ tục pháp lý, hình thức đăng ký lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp đối...

Tuyển Đại Lý Phân Phối Vật Tư Điện Nước

icon date 24 tháng 10,2019

Điện Nước Vạn Tứ đơn vị phân phối vật tư điện nước giá sỉ tốt nhất tại TPHCM với nhiều chính sách ưu đãi chiết...

Đơn Vị Phân Phối Vật Tư Điện Nước Giá Sỉ

icon date 23 tháng 10,2019

Công Ty Vạn Tứ tự hào là doanh nghiệp chuyên phân phối vật tư điện nước, thiết bị vệ sinh, đèn trang trí, vật tư kim...

Top Thương Hiệu Thiết Bị Vệ Sinh

icon date 21 tháng 10,2019

Thiết bị vệ sinh gồm những loại nào, những thương hiệu thiết bị vệ sinh uy tín, địa điểm cung bán thiết bị vệ sinh...

Hướng Dẫn Các Mẹ Đơn Thân Phương Pháp Phòng Tránh Trẻ Em Khỏi Bị Điện Giật

icon date 11 tháng 10,2019

Các mẹ đơn thân đang có con trong độ tuổi tinh nghịch rất thích khám phá và sờ tay vào các thiết bị điện, ổ cắm điện,...

4 Thương Hiệu Thiết Bị Điện Bán Chạy Nhất

icon date 10 tháng 10,2019

Với nhiều sản phẩm thiết bị điện hiện nay trên thị trường nhưng để được khách hàng đón nhận và tin dùng thì rất...

Dây Điện Thương Hiệu Nào Tốt

icon date 09 tháng 10,2019

Dây cáp điện là dụng cụ truyền dẫn điện năng với nhiều mức điện khác nhau, vì thế khi lựa chọn mua dây cáp điện,...

Vốn ít kinh doanh điện nước được không

icon date 02 tháng 10,2019

Qua rất nhiều lần nói chuyện với nhiều anh chị em đang có ý định kinh doanh mở cửa hàng điện nước mình xin có những...

Tư Vấn Mở Cửa Hàng Kim Khí

icon date 01 tháng 10,2019

Kinh doanh đồ sắt kim khí tổng hợp đang là lĩnh vực đang có mức lợi nhuận cao, cửa hàng kinh doanh bán đồ sắt tuy nhỏ...

Tư Vấn Chọn Máy Nước Nóng Năng Lượng Mặt Trời

icon date 30 tháng 09,2019

Ngày nay những công nghệ đang áp dụng sử dụng năng lượng mặt trời đang trở thành là xu hướng trong năm tiếp theo, ngày...

Nên chọn thương hiệu bồn nước loại nào và hướng dẫn lựa chọn dung tích

icon date 28 tháng 09,2019

Chuyên cung cấp bồn nước inox từ các thương hiệu lớn như: Đại Thành, Sơn Hà, Đại Việt,hawata...bồn nước được giao...

Hướng dẫn chọn thiết bị bảo vệ trong gia đình

icon date 26 tháng 09,2019

Tình trạng cháy nổ do thi công hệ thống điện ngày càng nhiều vì thế mức độ ưu tiên hàng đầu nên lựa chọn CB bảo...

Địa Điểm Uy Tín Cung Cấp Vật Tư Điện Nước Công Trình

icon date 26 tháng 09,2019

Hiện nay có rất nhiều cửa hàng điện nước, nhưng để chọn một địa điểm cung cấp mặt hàng điện nước uy tín với...

Kinh nghiệm kinh doanh vật tư điện nước

icon date 25 tháng 09,2019

Bài viết xin chia sẽ những kinh nghiệm kinh doanh điện nước để cho các bạn đang có ý định kinh doanh điện nước,hoặc...

Hợp Tác Phân Phối Vật Tư Điện Nước

icon date 20 tháng 09,2019

Nhà phân phối vật tư điện nước Vạn Tứ đang tìm kiếm đối tác hợp tác phân phối vật tư thiết bị điện nước với...

Đại Lý Ống Nước Bình Minh

icon date 18 tháng 09,2019

Chuyên cung cấp vật tư thiết bị ngành nước,đầy đủ mặt hàng từ ống nước,phụ kiên ngành nước,là đại lý cấp 1...

Xu hướng mở cửa hàng điện nước

icon date 17 tháng 09,2019

Xu hướng mở cửa hàng điện nước trong những năm tới lĩnh vực đang rất tiềm năng trong tương lai, xây dựng một cửa hàng...

Tư Vấn Mở Cửa Hàng Điện Nước

icon date 16 tháng 09,2019

Tư vấn mở cửa hàng điện nước,đào tạo hỗ trợ cửa hàng mới,chiết khấu tốt cho cửa hàng. Tel :032.887.3595 Mr Tứ.Công...

Kinh doanh điện nước cần bao nhiêu vốn

icon date 30 tháng 08,2019

Trước khi muốn mở cửa hàng điện nước điều đầu tiên bạn quan tâm đến là nguồn vốn bao nhiêu để có thể mở cửa...

Hướng dẫn chi tiết cách tính tiết diện dây dẫn điện

icon date 31 tháng 08,2019

Hướng dẫn tra cứu cách tính tiết diện dây dẫn điện trong ngôi nhà, tư vấn lựa chọn sản phẩm dây điện nào tốt nhất...

So sánh thiết bị điện panasonic với thiết bị điện sino loại nào tốt

icon date 01 tháng 09,2019

Hiện nay trên thị trường Việt Nam 2 thương hiệu thiết bị điện sino và panasonic là 2 dòng chính thông dụng cho mọi ngôi...

Xu hướng kinh doanh thiết bị điện online

icon date 11 tháng 09,2019

Nhà phân phối điện nước Vạn Tứ chuyên cung cấp giá trị công nghệ, áp dụng thời đại công nghệ 4.0 vào nghành hàng kinh...